Yleiset usein kysytyt kysymykset:
- Millä laitteilla SwingIO toimii?
- Minkä kokoiselle yritykselle SwingIO sopii?
- Mille toimialalle SwingIO sopii?
- Millaisia lomakkeita ja raporttipohjia SwingIO-palvelussa voi tehdä?
- Henkilöstömme keski-ikä on 55+. Osaako digilaitteisiin tottumaton käyttää SwingIO-sovellusta?
- "Työyhteisön sisäinen some", tarkoittaako tämä että työntekijät viettävät koko aikansa SwingIOssa?
- Näkyykö kaikki SwingIO-palveluun laitettu tieto kaikille yrityksen työntekijöille?
- Miten asiakkaiden tietoturva on varmistettu?
- Miksi SwingIO on selainpohjainen sovellus eikä erillinen ladattava app?
- Miten WhatsApp, Lync, Skype yms. ovat huonompia tapoja johtaa sisäistä viestintää?
SwingIO-käyttäjien usein kysytyt kysymykset:
- Mitä tiedostoja voin laittaa kirjaukseen liitteeksi?
- Voinko lisätä kirjaukseen useita tiedostoja kerralla raahaamalla?
- Miten voi varmistaa että tietty henkilö huomaa kirjauksen?
- En pysty kirjautumaan sisään palveluun - mitä teen?
- Ketkä voivat muokata kirjauksia?
- Voiko palvelun lomakkeita muuttaa tarpeiden mukaan?
- Mitä Nähty-toiminto (silmäpainike) tarkoittaa?
- Mitä eroa on tavallisella kirjauksella ja tehtävällä?
- Onko tietoa mahdollista viedä muihin ohjelmiin jatkotyöstämistä varten?
- Etsiikö haku myös liitteistä ja kommenteista?
Haluatko lisätietoja? Ota yhteyttä!
Yleiset usein kysytyt kysymykset
1. Millä laitteilla SwingIO toimii?
Palvelu on suunniteltu selainpohjaisena web-sovelluksena käytettäväksi niin tietokoneilla kuin tablet- ja älypuhelinlaitteilla.
Seuraavat laitteet/alustat testattu toimivaksi:
- PC/Mac-tietokoneet uusimmilla IE-(*), Safari-, Chrome- ja Firefox-selaimilla
- Apple iPad 2, iPhone 4 ja uudemmat
- Android 4.0 -älypuhelimet ja tabletit sekä uudemmat (**)
- Windows Phone 8 -älypuhelimet ja tabletit sekä uudemmat (***)
(*) IE10 ja sitä uudemmat.
(**) Testattu Samsung Galaxy S2 ja uudemmat, 2Gb keskusmuistia (RAM) suositellaan parhaaseen käyttökokemukseen.
(***) Windows Phone 8.1 tarvitaan liitetiedostojen lisäämiseen.
2. Minkä kokoiselle yritykselle SwingIO sopii?
Minkä kokoiselle tahansa. Yrityksen koko ei kuitenkaan ole olennaista, vaan tarpeet. Palvelu on optimoitu kevyeksi ja helppokäyttöiseksi sovellukseksi erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten (noin 10-80 hlöä) tarpeisiin. Kokemuksemme mukaan isommilla yhtiöillä ja organisaatioilla on myös isommat tarpeet, ja niihin suosittelemmekin jo laajempia intranet-kokonaisuuksia.
3. Mille toimialalle SwingIO sopii?
Tämä on SwingIO-palvelun suurin plussa: se muovautuu lähes kaikille toimialoille. Asiakkainamme on laaja kirjo eri alojen toimijoita: leipomot ja muut elintarvikealan tuotantoyritykset, metallipajat, rakennusyhtiöt, kirjapainot, kalustevalmistajat, laboratoriovälineiden valmistajat, kiinteistöjen kunnossapitoyritykset, terapiaklinikat sekä muita palvelualan yrityksiä.
Erityisen paljon hyötyä SwingIO-palvelusta ovat saaneet tuotantoalan yritykset, joissa valmistetaan osia, laitteita tai elintarvikkeita. Miksi? Koska näillä aloilla:
- tarkkaillaan laatua ja kehitetään sitä jatkuvasti
- tehdään paljon rutiinitarkastuksia
- tehdään usein vuorotyötä
- tehdään liikkuvaa työtä
- pitää dokumentoida paljon dataa esim. lomakkeisiin
- joudutaan noudattamaan tarkkoja lainsäädöksiä
- maksetaan huomattavia kustannuksia virheiden sattuessa
Osuiko jokin näistä sinun yritykseesi? Todennäköisesti SwingIOsta on teille silloin apua!
4. Millaisia lomakkeita ja raporttipohjia SwingIO-palvelussa voi tehdä?
Sellaisia, mitä nykyään käytätte ja vielä enemmän! Lomakkeet ovat SwingIO Standard ja Pro -palveluissa täysin sinun hallinnassasi. Voimme auttaa siirtämään kaikki nykyisessä työssänne käytettävät paperi- ja Excel-lomakkeet SwingIO-palveluun. Voit tallentaa palveluun lomakepohjat omilla tutuilla termeillänne.
Ja mikä parasta: ei enää paperilappujen täyttämistä tai raskaiden Excel-tiedostojen tallentamista. Kaikki löytyy tarvittaessa älypuhelimestasi, eikä tiedostot vie tilaa laitteeltasi.
SwingIO-sovelluksen avulla voit myös helposti mitata asioita, joita yrityksessänne ei ole ennen mitattu: esim. virheiden korjaamiseen menneet työtunnit ja kustannukset, tai laatupoikkeamien määrä viime viikolla. Vain taivas on rajana.
5. Henkilöstömme keski-ikä on 55+. Osaako digilaitteisiin tottumaton käyttää SwingIO-sovellusta?
Aivan taatusti. Asiakaskunnassamme on useita tapauksia, jossa työntekijät ovat yllättyneet sovelluksen helppokäyttöisyydestä, vaikka ei ollut ennen käyttänyt sähköpostiakaan. Palveluun ei ole ahdettu ylimääräisiä namiskoja tai alavalikoita, jotka vain sekoittaisivat. Palvelun ulkoasuun on otettu inspiraatiota sosiaalisen median helposti selattavasta uutisvirrasta ja värikkäistä nappuloista. Aktiiviset somekäyttäjät eivät yleensä ole juuri ohjeistusta palvelun käyttöön tarvinneetkaan, kun toiminnot löytyvät loogisesti tutuista paikoista.
6. "Työyhteisön sisäinen some", tarkoittaako tämä että työntekijät viettävät koko aikansa SwingIOssa?
Ei tarkoita. SwingIO-palvelussa sovittujen asioiden kirjaaminen on yleensä huomattavasti nopeampaa ja helpompaa, kuin monissa nykyjärjestelmissä. Pystyt myös määrittelemään, että SwingIO lähettää työntekijöille ilmoituksen vain, kun palvelussa on jotakin juuri häntä koskevaa. Tällöin työntekijän ei tarvitse roikkua SwingIOssa koko aikaa.
Kuten aina, yhteiset järjestelmät vaativat yhteiset pelisäännöt. Jos päätätte jakaa sovellukseen asioita, jotka eivät ole olennaisia työn suorittamisen kannalta, todennäköisesti kollegasi viettävät siellä enemmän aikaakin. Toisaalta, rentomielinen viestiminen vaikuttaa myös työtyytyväisyyteen.
Hyvä puoli on se, että SwingIO on erillinen ja työyhteisön oma sovellus johon ei liity vapaa-ajan asioita, toisin kuin vaikkapa Facebookissa tai WhatsAppissa (jotka ovat yllättävän monella myös työkäytössä). Tämä on helpottavaa koko työyhteisölle: työt eivät pompsahda esiin vapaa-ajan sovelluksissa, eikä vapaa-ajan some häiritse työntekoa.
7. Näkyykö kaikki SwingIO-palveluun laitettu tieto kaikille yrityksen työntekijöille?
Ei, ellet niin halua. Monet asiakkaamme ovat aloittaneet SwingIOn käytön esimerkiksi johtoryhmän työkaluna, ja ovat sen pohjalta halunneet kehittää viestintää avoimemmaksi tuomalla tuotantotiimin mukaan. Tiedon määrää voi rajata mm.
- Päiväkirjojen määrällä: yksi johtoryhmälle, yksi tuotantotiimille, yksi koko yritykselle (sisältäen edellämainitut)
- Päiväkirjan sisällä tiedon määrää voi kontrolloida tekemällä kirjauksista näkyviä vain valituille henkilöille / ryhmille
Moni asiakkaamme on kokenut avoimen viestinnän tuoneen heille paljon hyötyjä, kun SwingIOn kautta organisaatio pystyy matalalla kynnyksellä viestimään myös "alhaalta ylöspäin", ottamaan kantaa asioihin sekä kysymään "ylhäältä alaspäin" tulevista asioista samaan tapaan, kun ovat tottuneet vapaa-ajalla kommunikoimaan Facebookissa.
8. Miten asiakkaiden tietoturva on varmistettu?
Pinja on IBM Gold Business Partner, ja SwingIOn tiedot tallentuvat IBM:n omistamaan konesaliin Hollannissa. Samassa konesalissa on tallennettuna mm. useiden eurooppalaisten pankkien palveluita.
Jos yrityksesi IT-politiikka on, että ette ole vielä valmiita pilvipalveluihin, niin SwingIO pystytään tarjoamaan myös yrityksenne omille servereille.
9. Miksi SwingIO on selainpohjainen sovellus eikä erillinen ladattava app?
Selainpohjainen ratkaisu on täysin laitteistoriippumaton. Teidän ei tarvitse asentaa ohjelmistoja tai sovelluksia yhteenkään yrityksenne tietokoneeseen, tablettiin tai älypuhelimeen. Kun SwingIOn kirjautumissivusta luo työpöytäkuvakkeen tietokoneen tai mobiililaitteen näytölle, SwingIO-sovellukseen pääsee yhdellä klikkauksella, eikä käyttäjä edes välttämättä huomaa, käyttääkö hän sovellusta vaiko selainpohjaista palvelua.
Teidän ei myöskään tarvitse huolehtia ylläpidosta tai versiopäivityksistä ja niistä mahdollisesti seuraavista yhteensopivuusongelmista. Aina kun päivität sivun, sinulla on käytössäsi uusin versio.
10. Miten sähköposti, WhatsApp, Lync, Skype yms. ovat huonompia tapoja johtaa sisäistä viestintää?
Sähköposti soveltuu hyvin kahden henkilön väliseen viestintään ja soveltuu huonosti monen ihmisen väliseen yhteisten työasioiden hoitamiseen. Monissa ilmaisissa pikaviestimissä ei pysty keräämään tietoa formaalissa muodossa. Tiedon hakeminen jälkikäteen on myös huomattavasti hankalampaa. Hakutoiminnot ovat puutteelliset, kun taas SwingIO-palvelu toteuttaa tiedostojen tarkankin hakemisen ja jakamisen näppärästi.
Hoidettavien tehtävien seuraaminen ja hallinta on sähköpostissa ja pikaviestisovelluksissa hankalaa. SwingIOssa tehtävienhallinta sujuu tehokkaammin, ja pystyt helposti seuraamaan useita yhtäaikaisia viestiketjuja eri asioiden ja tehtävien käsittelystä.
SwingIO-käyttäjien usein kysytyt kysymykset
1. Mitä tiedostoja voin laittaa kirjaukseen liitteeksi?
Kirjaukseen ja kommentteihin voit laittaa liitteeksi mitä tahansa tiedostoja, joiden maksimikoko on 20MB (oletusarvo, pääkäyttäjä voi kasvattaa kokoa hallintapaneelissa). Jos kuva on JPG-, JPEG-, GIF- tai PNG-formaatissa, niin se näkyy esikatselukuvana kirjauksessa. Muussa tapauksessa se näkyy liitetiedostona. Voit liittää kuvien lisäksi myös dokumentteja ja videoita, jotka muut käyttäjät pääsevät näkemään lataamalla ne laitteelleen.
2. Voinko lisätä kirjaukseen useita tiedostoja kerralla raahaamalla?
Kyllä, raahatessa tiedostoja kirjauslomakkeeseen työasemalla, tulee pudotuspaikka niille näkyviin.
3. Miten voi varmistaa että tietty henkilö huomaa kirjauksen?
Henkilön voi lisätä kirjauksen lisätiedoissa jakeluun. Hän saa ilmoituksen sähköpostilla tai push-viestillä jos sellaiset ovat käytössä.
Jos luotu kirjaus on tyypiltään tehtävä ja henkilö on asetettu vastuuhenkilöksi tehtävään, näkyy tämä myös hänen tehtävät-näkymässä.
4. En pysty kirjautumaan sisään palveluun - mitä teen?
Saamasi virheilmoitus auttaa selventämään miksi et pysty kirjautumaan sisään. Muistitko käyttäjätunnuksen ja salasanan oikein? Oletko kirjautumassa oikeaan päiväkirjaan, johon sinulla on käyttöoikeus? Onko käyttäjätunnuksesi mahdollisesti lukittu?
Ongelmatilanteissa ota yhteyttä asiakaspalveluumme: Tuki ja asiakaspalvelu.
Jos unohdit salasanasi, niin ota yhteyttä SwingIOn omaan yhteyshenkilöönne tai asiakaspalveluumme.
5. Ketkä voivat muokata kirjauksia?
Esimies- ja pääkäyttäjäroolilla olevat käyttäjät voivat muokata kaikkia kirjauksia. Peruskäyttäjä voi muokata omia kirjauksiaan. Tällöin muutoksesta jää merkintä kirjaukseen (kuka muokannut ja milloin).
6. Voiko palvelun lomakkeita muuttaa tarpeiden mukaan?
Palveluun voidaan hallintapaneelissa luoda täysin räätälöityjä yrityskohtaisia kirjaustyyppejä, joissa on halutut lisäkentät. Lisäkentät voivat olla eri tyyppisiä (teksti, päivämäärä, numero, valinta) ja niiden pakollisuuden ja järjestyksen voi muuttaa tarpeiden mukaan.
7. Mitä Nähty-toiminto (silmäpainike) tarkoittaa?
Kyseisellä toiminnolla käyttäjät voivat nopeasti kuitata asian nähdyksi. Tällöin on helppo seurata tärkeän viestin läpimenoa. Toiminnolla on hyvä antaa myös muissa tapauksissa palautetta että viesti on nähty.
8. Mitä eroa on tavallisella kirjauksella ja tehtävällä?
Kun kirjauksesta tehdään tehtävä, näkyy se vastuuhenkilöiden tehtäväsivulla. Tehtävällä voi olla yksi tai useampia vastuuhenkilöitä ja joko jonkun tai kaikkien on suorittava se. Päiväkirjan asetuksista riippuen tehtävät voivat myös olla eri tilassa; avoin, aloitettu ja valmis. Tehtävän voi luoda suoraan kirjausta luodessa valitsemalla rastin kohtaan "Tee kirjauksesta tehtävä". Esimies voi myös muuttaa aiemmin kirjatun havainnon tai poikkeaman tehtäväksi.
9. Onko tietoa mahdollista viedä muihin ohjelmiin jatkotyöstämistä varten?
Kyllä, kun teet hakusivulla haun päiväkirjan kirjauksista, niin hakutulokset saa ulos SwingIOsta (vaatii esimiesroolin) Excel-muodossa. Haun tuloksista voi tehdä myös PDF-muotoisen tulostettavan raportin. Esikatselunäkymässä voit muokata vielä tarkemmin tulostetaanko kirjauksiin metadataa tai kommentteja, ja voit myös valita näytettävien kuvien koon.
10. Etsiikö haku myös liitteistä ja kommenteista?
Haku etsii myös liitteiden sisällöstä. Tällä hetkellä haku ei sisällä kommentteja eikä niiden liitteitä, tähän tullaan tekemään parannuksia tulevaisuudessa.